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Gestione Note Spese | |||
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Introduzione Il modulo note spese si suddivide in due macro elementi: - Modulo Note Spese, lato Business Experience: questo modulo è pensato appositamente per il personale amministrativo, il quale si occupa di inserire le note spese di tutti i dipendenti, gestire il fondo cassa di ciascuno e abbinare eventualmente le righe di ciascuna nota spese alle fatture già ricevute e registrate (ristoranti, hotel, eccetera). - Modulo Note Spese Web: modulo sviluppato in tecnologia NCT che permette di inserire note spese da parte del tecnico in modalità web e sincronizzabile con Business Experience. Per settare correttamente il modulo note spese e' necessario che 1. Nel Programma di Configurazione privacy GDPR attivare l' accesso tramite Login Unificata (solo per versione sr8. In Experience la login unificata è gia abilitata e non disattivabile) 2. Nel Gestione Operatori di Business e' necessario che l' indirizzo email indicato sia lo stesso usato per l accesso al cloud, oppure se l'operatore che deve usare il cloud, usa solo la nota spese web, non e' necessario creare un codice operatore, ma e' sufficiente che in anagrafica ditta -> organizzazione sia presente il codice operaio (vedi punto 5) e che sia indicato l indirizzo eamail nel campo delll'organizzazione. 3. Venga creato un codice modello (vedi Modelli Note spese ), obbligatorio è avere un modello codificato. 4. Venga creato il codice Operai e Impiegati (dipend.) , e attribuito un modello di nota spese 6. Venga compilata la tabella di Personalizzazione Note spese 7. Nel tab Moduli NCT di Inizializzaz. comuni/globali sia presente il modulo note spese (viene controllato il tenant creato sulla stessa P.Iva della chiave).Attenzione che prima di questo step è necessario su NCT attivare il modulo Gestione Note Spese Web. 8. Configurare tramite procedura automatica (wizard), i dati in Configurazione Service Bus di Service Bus 9. Controllare che in NCT siano configurati gli utenti, e quindi siano stati invitati. 10.Inviare i dati al cloud tramite Invio Dati a NTS Cloud Tech 11. Valutare eventuali schedulazioni. Moduli necessari Gestione note spese e attivazione Gestione Note spese web (il modulo Web e' necessario per permettere l inserimento nelle note spese da parte dell'utente). PROGRAMMI DA CUI E' COMPOSTO IL MODULO "Personalizzazione Note Spese" BNNSPESP "Tipi Rimborso Spese" BNNSRSPE "Modelli di Rimborso" BNNSMOSP "Gestione Note Spese" BNNSNOSP "Gestione fondo cassa" BNNSFCAS Per iniziare Prima di inserire una nota spese è necessario compilare i programmi Personalizzazione Note spese e Tipi di rimborso Note spese. Inoltre bisognerà creare uno o più modelli, nel programma Modelli Note spese.
Gestione nota spese In apertura del programma, oltre ad inserire una nuova nota spese, è possibile visualizzare le note spese precedentemente inserite, filtrando per Numero della Nota spese, Dipendente, Cliente associato, stato (es. tutte quelle approvate), Commessa, Modello, Valuta, e data Creazione della nota spese. Selezionando una o più Note spese, è possibile aprirle, stamparle o inviarle via mail.
Registrazione della nota spese: Testata Inserendo l'Operatore a cui è intestata la nota spese, il programma proporrà in automatico il 'Modello di rimborso' associato ad esso in 'Gestione operai'
o nel caso non fosse indicato, associato alla qualifica professionale dell'operaio, in 'Qualifiche professionali'.
Il modello è comunque una proposta che può essere modificata a mano. Una volta caricata, tramite gli appositi campi, la nota spese può essere associata ad un 'Cliente' e/o ad una 'Commessa', ma non è obbligatorio che lo sia: nel caso in testata venga indicata la commessa, la stessa sarà riportata in tutte le righe del corpo. Nel caso il tecnico sia stato fuori sede per una settimana ed abbia svolto attività su più clienti, per cui la nota spese non è necessariamente riconducibile ad uno stesso cliente/commessa, è possibile specificarli direttamente in riga o non specificarli affatto.
Il 'Conto fondo cassa' proposto è quello derivante dal modello di rimborso scelto o eventualmente dall'operatore indicato (in 'Operai e impiegati', ha priorità), ma anche queste informazioni possono, in caso di necessità, essere variate a mano. L'eventuale saldo del fondo cassa assegnato al dipendente è riportato in maniera ben evidente nella voce 'Saldo fondo cassa residuo'; questo pannello sarà aggiornato, fino alla contabilizzazione della nota spese, contestualmente alla compilazione delle voci di spesa per le quali verrà indicato ill tipo di pagamento 'Fondo cassa' e coinciderà con quanto riportato come saldo nel programma 'Gestione fondo cassa'. Una volta contabilzzato, il fondo cassa visualizzato e' riferito allla data di contabilizzazione.
Registrazione della nota spese: Corpo Entrando nella sezione di dettaglio, il programma propone automaticamente tutte le righe del modello scelto ma lasciando la possibilità di aggiungere o togliere le righe necessarie o non più necessarie:
Questa operazione (inserimento di nuove righe) potrebbe servire nel caso di presentazione di più scontrini o più fatture per la medesima voce di rimborso (ad esempio due fatture di due ristoranti) visto che ciascuna riga può essere associata ad una sola partita. Con il check Raggruppa in registrazione presente in ciascuna riga, sarà possibile raggruppare in un'unica registrazione le righe appartenenti allo stesso conto contabile (e conto contabile di C.A. nel caso sia usata la Contabilità Analitica) e con stessa data, cod. pagamento, valuta, cambio, periodo competenza. La Data riportata in riga, in base alla scelta fatta in Personalizzazione Note spese , potrebbe essere quella di registrazione in prima nota. Tramite opzione di registro BSNSNOSP\OPZIONI\QuantitaProposta il campo Quantità, proporrà all'apertura il valore indicato nell'opzione invece di 0 (che sarà comunque modificabile - sconsigliato l'utilizzo nel caso alcuni modelli abbiano degli articoli). Nel campo Prezzo deve essere indicato il prezzo della spesa sostenuta (importo iva compresa). La data e il numero registrazione sono campi non editabili, e verranno compilati in automatico alla contabilizzazione della nota spese. Codice Cliente e Descrizione Cliente, così come Codice Commessa e Descrizione Commessa, saranno compilati in automatico nel caso siano stati inseriti in testa del documento, in ogni caso sono modificabili ed è possibile avere clienti e commesse diverse per riga. Con il check in Addebita al cliente, se si ha la gestione del Customer attiva, da la possibilità di fare una stampa per cliente ed avere il totale da fatturare al cliente (di futura implementazione, attualmente non gestito). Per ciascuna riga di spesa è possibile indicare se il costo sostenuto è riferito a uno o più dipendenti o/e ad eventuali ospiti (campi Num. dipendenti e Num. Ospiti). Inserendo il Codice fornitore, verrà in automatico aperto lo zoom delle partite aperte in modo da permettere all'utente di selezionare la fattura (eventualmente già contabilizzata): in questo caso saranno riportati in automatico tutti i riferimenti alla fattura (per l'utilità completa di questa funzione vedi 'Esempi di registrazioni contabili del modulo note spese'). Dal menu strumenti di riga è possibile aprire la registrazione contabile relativa alla riga in cui si è posizionati, o inserire una Nota di riga. Sempre nel menu strumenti si ha la possibilità, per ciascuna riga, di aggiungere un allegato (quando presente si attiverà il check allegati in riga).
Premere sul tasto con icona Allegati per aggiungere degli allegati (e' necessario avere il collegamento a NCT in quanto gli allegato vengono memorizzati sul cloud). Premere il tasto con icona Apri, per visualizzare l allegato Premere il tasto con icona Download, per scaricare sul desktop, in una cartella, tutti gli allegati della nota spese, per permettere poi una unica stampa. In apertura di una nota spesa, in presenza di un allegato, l icona che appare avrà il bollino rosso. Tale icosa, se cliccata permette di visualizzare gli allegati, ma non di inserirne di nuovi. Per inserirne di nuovi e' necessario andare sul corpo della nota spese, selezionare la riga e cliccare con il tasto destro "Allegati di riga" (o sul menu di rga). Registrazione della nota spese: Piede Nel Piede della nota spese sono presenti due differenti castelletti riepilogativi:
'Riepilogo Rimborso': raggruppa le righe a seconda del tipo di rimborso Riepilogo Costi: è un raggruppamento fisso che somma i diversi 'tipi di rimborso' nei rispettivi 5 costi definiti a standard. Contabilizzazione della nota spese: Una volta modificato lo Stato della nota spese in <Approvato>, è possibile contabilizzarla manualmente tramite la funzione Contabilizza del menu Strumenti:
Questa funzionalità genera una registrazione di prima nota per ciascuna riga della nota spese, spunta il flag 'Pagato' sulle scadenze e chiudere le partite aperte abbinate.
Al termine la nota spese assume lo status <Contabilizzata>. Una volta assunto questo status, qualsiasi ulteriore modifica (e conseguente salvataggio) della nota spese comporterà la distruzione e la creazione ex novo di TUTTE le registrazioni di prima nota associate; così facendo è garantito l'aggiornamento della registrazione ma si perdono eventuali modifiche effettuate a mano in prima nota. E' stata implementata l'opzione di registro BSNSNOSP/OPZIONI/RiportaDescrInReg che in base al valore inserito riporta la descrizione di testata della nota spesa all'interno della registrazione di Prima Nota.
0 --> "Nota spese n. .../ ... - operatore: ... (cod. ...)"
Modifica/Cancella nota spese già Contabilizzata/già stampata sul libro giornale Una volta stampata sul libro giornale, la registrazione della nota spese non è più modificabile né cancellabile. Una volta contabilizzato, si aprono invece diversi scenari in base alla presenza attiva dell'opzione di registro 'ProteggiDocContab' (Default-1). Se l'opzione è attiva, solo inserendo la password è possibile sia modificare che cancellare (anche parzialmente) la nota spese: il programma avvisa che le registrazioni relative alla nota spese verranno TUTTE INDISTINTAMENTE cancellate e riscritte al salvataggio del documento (tranne quelle relative a righe cancellate). Se non è attiva, le registrazioni verranno TUTTE INDISTINTAMENTE cancellate e riscritte al salvataggio del documento (tranne quelle relative a righe cancellate). E' sempre modificabile dall'operatore invece, finché il suo stato non è 'contabilizzato'. Esempi di registrazioni - Fatture saldate dal dipendente con carte di credito/bancomat/viacard aziendali Con l'avvento della fattura elettronica è altamente probabile che la fattura di, per esempio, un ristorante sia stata registrata dall'amministrazione prima del rientro in azienda del dipendente e della presentazione della sua nota spese. Nell'esempio sottostante il tecnico ha consumato un pasto presso 'Hotel Ristorante Al Ponte' e ha saldato la fattura immediatamente utilizzando la carta di credito. La fattura è stata ricevuta e contabilizzata:
Successivamente, nel momento in cui verrà inserita la riga di nota spese, digitando il nome del fornitore nel campo apposito, si aprirà automaticamente lo zoom partitari:
Selezionando la partita aperta corrispondente, saranno inseriti i suoi riferimenti sulla nota spese:
Una volta contabilizzata la nota spese, Business effettuerà la seguente registrazione:
Il mastrino derivante da queste due registrazioni (la fattura e la riga di nota spese) si può riassumere pertanto in questa maniera:
La scadenza è stata registrata come pagata:
Non è obbligatorio registrare la fattura del fornitore prima della compilazione della riga di nota spese: è possibile effettuare l'associazione della partita anche in un secondo momento così come è possibile associare la partita anche preventivamente, inserendola a mano nel campo appropriato (ovviamente in questo caso Business non potrà proporre automaticamente alcun numero, pertanto va inserito a mano). La stessa logica viene applicata anche in caso di utilizzo di Bancomat, Viacard o altre carte aziendali.
In questi casi il dipendente ha pagato di tasca propria e potrebbe essere rimborsato in contanti al suo rientro oppure in maniera dilazionata tramite accredito sul conto corrente (verosimilmente assieme allo stipendio); alternativamente, in questa categoria può rientrare il rimborso chilometrico riconosciuto al dipendente per avere utilizzato il proprio mezzo. In questo caso è possibile utilizzare all'interno della nota spese, un articolo che nell'esempio sottostante abbiamo chiamato 'Rimborso Km', a cui abbiamo attribuito un costo di € 2,30 (al km) nel listino 1
In questo caso sarà sufficiente inserire il n. di Km percorsi dal dipendente per calcolare il rimborso a lui spettante.
A seconda della modalità di corresponsione, utilizzare il Conto pagamento adeguato, per esempio: rimborso km effettuato in contanti al dipendente:
La registrazione sarà la seguente:
Rimborso Km effettuato direttamente nello stipendio:
La registrazione sarà la seguente
- Spese anticipate dal dipendente con fondo cassa In questi casi il dipendente ha pagato utilizzando il fondo cassa precedentemente datogli dall'azienda (oppure anticipando di tasca propria, in questo caso il fondo cassa andrà in negativo): nel corpo della nota spese, nella riga del 'Tipo di rimborso', il codice pagamento dovrà essere 'Fondo cassa'. Nell'esempio è stato utilizzato il fondo cassa per pagare il Taxi:
In questo caso, la registrazione in contabilità sarà la seguente:
Per tutto quello che concerne la Gestione fondo cassa anticipi dipendenti vedi il paragrafo dedicato. |
